POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ CAPAGO

Effective date: 04/10/2023

ARTICLE 1 - PRÉAMBULE

L'objectif de cette politique de confidentialité est d'informer les utilisateurs du service de :

Cette politique s’ajoute aux mentions légales et aux conditions générales de vente et d’utilisation, qui peuvent être consultées par l'utilisateur du service sur le site web, régulièrement mis à jour.

ARTICLE 2 - DÉFINITIONS ET INTERPRÉTATION

Dans la présente politique de confidentialité, les termes et expressions suivants ont la signification qui leur est attribuée ci-dessous :

Article se réfère à tout article des présentes conditions générales.
Capago ou "nous" ou "notre" ou "nos" se réfère à la société mère Capago S.A et/ou à ses filiales et/ou agents affiliés.
Centre de demande de visa désigne les établissements de Capago qui fournissent des services relatifs à l'acceptation et au traitement des demandes de visa.
Client désigne tout organisme gouvernemental, mission diplomatique et/ou organisation similaire ayant passé un contrat avec Capago pour des services de représentation et/ou d'externalisation.
Cookie désigne un petit fichier stocké par un serveur dans le terminal de l’utilisateur et associé à un domaine web, contenant des informations sur ses habitudes de navigation. Ce fichier est automatiquement renvoyé lors de contacts ultérieurs avec le même domaine.
Contrôleur de données se réfère à Capago S.A, société française immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro B 515 135 036, numéro de TVA FR 53515 135 036 et ayant son siège social : 9, rue Raoul Dautry - 91190 GIF-SUR-YVETTE (France)
Données biométriques données relatives à l'identification unique d'une personne, liées aux empreintes digitales et/ou aux photos d'identité.
Données d'identification / Identifiant désigne les données relatives à l'utilisateur du service qui permettent de l’identifier individuellement. Il s'agit notamment du nom, du prénom, du titre, de l'adresse électronique, des numéros de téléphone et des numéros de passeport.
Données génériques désigne toute donnée concernant l'utilisateur du service qui ne permet pas de l'identifier individuellement. Il s'agit notamment du type de navigateur web, de la durée du rendez-vous, de la date et de la durée de la visite de l'utilisateur du service sur le site web de Capago, de la satisfaction de l'utilisateur du service, du type de visa et de la nationalité.
Données personnelles désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable.
Frais de visa désigne les frais facturés par Capago aux utilisateurs du service pour le compte du Client.
Politique de confidentialité se réfère au présent document qui décrit les engagements de Capago concernant le traitement des données personnelles des utilisateurs de nos services et de notre site web.
Services additionnels fait référence aux services optionnels et personnalisés offerts par Capago.
Services de base désigne tous les services obligatoires fournis par Capago pour traiter une demande de visa.
Site web Capago désigne tout service numérique fourni par Capago, y compris, mais sans s'y limiter, les sites web (domaines et sous-domaines), les applications mobiles et toutes les autres plateformes numériques de Capago.
Tiers se réfère à toute personne physique ou morale en dehors de la relation entre Capago et l'utilisateur du service.
Utilisateur du service désigne tout individu, groupe d'individus ou tiers mandaté qui achète un produit et/ou un service fourni par Capago.

Ces définitions ne sont pas exhaustives et d'autres définitions peuvent être ajoutées dans la politique de confidentialité.

La signification des termes définis s'applique à la fois au singulier et au pluriel de ces termes.

Les titres utilisés dans la politique de confidentialité ont été insérés uniquement pour faciliter la référence et n'affectent pas sa signification ou son interprétation.

Les termes "inclure", "notamment", "en particulier" et autres termes ayant la même signification ne sont pas restrictifs.

ARTICLE 3 - PRINCIPES RÉGISSANT LA COLLECTE ET LE TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Capago respecte les principes directeurs européens et les réglementations locales spécifiques, notamment ceux énoncés ci-dessous :

Le traitement n'est licite que si, et dans la mesure où, au moins l'une des conditions suivantes est remplie :

ARTICLE 4 - DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES ET TRAITÉES LORS DE LA NAVIGATION SUR LE SITE WEB DE CAPAGO

Article 4.1 - Type de données personnelles collectées
4.1.1 - Données à caractère personnel traitées à l'aide de cookies et de technologies similaires

En visitant le site web de Capago, les utilisateurs des services acceptent que leurs données de navigation soient collectées, y compris, mais sans s'y limiter, la localisation géographique, la langue et le type de navigateur utilisé, l'adresse IP, la date et l'heure de la visite, le nombre et les pages consultées, ainsi que les éléments de la page (par exemple, les liens) sur lesquels ils ont cliqué.

Le site web de Capago peut contenir des liens vers des sites web exploités par d'autres organisations. La présente politique de confidentialité ne s'applique qu'au site web de Capago. Capago encourage les utilisateurs des Services à lire les politiques de confidentialité des autres sites web visités, le cas échéant.

Veuillez noter que si l'utilisateur du service suit un lien entre le site web de Capago vers un autre site web, ou si l'utilisateur du service suit un lien pour arriver au site web de Capago, Capago ne sera pas responsable des pratiques de ces sites web tiers et nous recommandons à l'utilisateur du service de vérifier la politique de confidentialité de ce site web tiers.

Nous essayons toujours de vérifier les autres sites web avant de publier un lien vers eux, mais nous ne garantissons pas leurs politiques, y compris, mais sans s'y limiter, celle relative au traitement des données personnelles.

Nous pouvons utiliser des technologies telles que des pixels, des "pixels invisibles", des cookies ou des outils similaires sur le site web de Capago ou dans les messages envoyés à l'utilisateur du service au cours de sa procédure de demande de visa. Les tiers auxquels nous faisons appel sont Google Analytics, Facebook et Live Agent.

Ces services transmettent des données sur la consultation du site web Capago vers dles serveurs tiers et n'identifient pas les utilisateurs ou n'associent pas les adresses IP avec d’autres données détenues par ces prestataires. Nous utilisons les rapports fournis par ces tiers pour comprendre la circulation et l’utilisation du site web Capago.

Si les utilisateurs du service ne souhaitent pas que ces informations soient collectées, la plupart des navigateurs web disposent d'une procédure simple qui leur permet d'empêcher automatiquement la communication des données de navigation. Certains modules complémentaires ou fonctions intégrées des navigateurs web peuvent également demander à l'utilisateur du service (au cas par cas) s'il souhaite ou non partager des données.

4.1.2 - Données personnelles traitées lorsque vous contactez notre centre de contact

Lorsque vous contactez notre centre de contact - par e-mail, chat ou téléphone - nous pouvons conserver le contenu complet de la conversation ainsi que votre identifiant

En fonction du moyen de contact choisi par l'utilisateur du service, nous pouvons conserver les données personnelles suivantes, sans toutefois s'y limiter :

Ces données sont utilisées à des fins de contrôle qualité, ainsi que pour la détection/prévention de la fraude. Ces données sont conservées pendant une période de trente (30) jours.

4.1.3 - Données personnelles traitées lors de la vérification et du traitement de vos pièces justificatives

Les données à caractère personnel de l'utilisateur du service peuvent être collectées lors de l'utilisation du service de base et/ou des services additionnels qui incluent la possibilité de télécharger ou de transférer des documents relatifs à sa demande de visa à des fins de vérification.

Les données personnelles collectées peuvent inclure, sans s'y limiter, l'adresse électronique, le numéro de téléphone, le nom et le prénom, la date de naissance, le numéro de passeport.

4.1.4 - Données à caractère personnel traitées lors de la prise de rendez-vous et/ou de l'inscription au système de file d'attente virtuelle

Les données à caractère personnel de l'utilisateur du service peuvent être collectées lors de la prise de rendez-vous pour une demande de visa à Capago, ainsi qu’au cours de l'inscription au système de file d'attente virtuelle. L'utilisateur du service doit nous fournir les informations nécessaires pour nous permettre de créer ses identifiants, tels que, mais sans s'y limiter, son adresse électronique, son numéro de téléphone, son nom complet, sa date de naissance et son numéro de passeport.

Les données collectées peuvent être utilisées notamment pour contacter l'utilisateur du service pendant la procédure de demande de visa et pour déterminer le type de visa requis ainsi que le montant des frais à percevoir au nom du gouvernement et/ou de la mission diplomatique.

4.1.5 - Données traitées lorsque vous vous rendez à votre rendez-vous

Les données personnelles de l'utilisateur du service peuvent être collectées au cours du rendez-vous. Ces données peuvent inclure, sans s'y limiter, le temps d'attente et le temps de traitement à chaque étape du processus.

Les données personnelles de l'utilisateur du service collectées et transférées peuvent varier en fonction des besoins du client.

Les données personnelles collectées lors du rendez-vous peuvent inclure, sans s'y limiter, des données d'identification biométriques, telles que les photos et empreintes digitales.

Pour des raisons de sécurité, tous nos centres de demande de visa sont équipés et surveillés par des systèmes de vidéosurveillance (CCTV). En utilisant nos services, l'utilisateur du service reconnaît que son image et ses sons peuvent être enregistrés. Afin de contrôler la prestation de services de Capago, notre client peut demander un accès aux systèmes de vidéosurveillance. Les séquences vidéosurveillance suivent les règles de suppression automatique décrites ci-après.

Article 4.2 - Méthode de collecte des données

Capago recueille des informations sur l'utilisateur du service lorsqu'il sollicite nos services dans le cadre de son visa ou lorsqu'il achète l'un des produits et/ou services Capago.

Capago utilise différents moyens de collecte de données à caractère personnel, y compris mais sans s'y limiter :

Lors du traitement de votre demande de visa, Capago peut-être autorisé par son Client à fournir un soutien administratif et un service de collecte de données biométriques.

En fonction du pays de résidence et du pays de destination de l'utilisateur du service, les données personnelles demandées peuvent changer. Le Client décide des données personnelles qui seront collectées, utilisées et transférées par Capago.

Une liste exhaustive des données requises par pays d'opération et par type de visa est disponible sur le site web de Capago.

4.2.1 - Processus de suppression automatique des données

Les données d'identification sont utilisées pour traiter votre demande de visa. TCes données ne sont conservées qu'à partir du jour où elles nous sont fournies jusqu'à ce qu'elles soient automatiquement supprimées dans un délai de trente (30) jours calendaires à compter de la restitution de votre passeport. Si vous ne pouvez pas vous rendre à votre rendez-vous, vos données de connexion et les données à caractère personnel qui y sont associées seront supprimées dans un délai de trente (30) jours à compter de la date du rendez-vous.

Pour des raisons juridiques, cette règle de suppression automatique ne s'applique pas aux données de facturation. Les factures au format PDF sont anonymisées (voir ci-dessous) et stockées dans une zone sécurisée et restreinte de notre logiciel pour une durée illimitée.

En outre, les documents soumis par l'Utilisateur du service en utilisant les services de téléchargement/téléversement sur le site web de Capago sont automatiquement supprimés une fois envoyés, physiquement ou électroniquement, à notre Client.

4.2.2 - Processus d'anonymisation

Les données d'identification peuvent être rendues anonymes pour produire des données génériques utilisées à des fins statistiques, notamment pour contrôler et améliorer la qualité de nos services. Le processus d'anonymisation consiste à attribuer un code alphanumérique aléatoire à la place des identifiants. Les données anonymisées sont conservées pour une durée illimitée.

Article 4.3 - Hébergement des données

Le site web de Capago est hébergé par :

OVH
2, rue Kellermann - 59100 ROUBAIX (FRANCE)

Article 4.4 - Transfert de données à caractère personnel à des tiers
4.4.1 - Sociétés du groupe Capago

Capago peut partager les données personnelles de l'utilisateur du service avec des sociétés appartenant au groupe Capago lorsque cela est nécessaire pour traiter sa demande ou fournir des services connexes.

4.4.2 - Client de Capago

Dans le cadre des services fournis, les données à caractère personnel de l'utilisateur du service seront transmises à notre Client. Ce dernier peut partager vos données personnelles avec, entre autres, des organismes publics, des autorités de contrôle ou des forces de l'ordre pour la prévention d'actes criminels ou terroristes. Capago n'a aucun contrôle sur la manière dont vos données personnelles sont traitées après leur transfert à notre Client. Capago recommande donc vivement de lire leur politique de confidentialité ainsi que les informations fournies dans les formulaires de demande de visa.

Capago peut être amené à numériser des documents et/ou à saisir tout ou partie des données personnelles de l'utilisateur du service dans les systèmes du Client. En acceptant cette politique l'utilisateur du service est réputé y donner son accord.

4.4.3 - Tiers pour des raisons juridiques

Capago peut conserver certaines données à caractère personnel au-delà des périodes susmentionnées et/ou être tenu de partager vos données à caractère personnel avec des tiers afin de se conformer à des obligations légales et/ou de répondre à des demandes émanant d'organismes publics, y compris, mais sans s'y limiter, les autorités chargées de l'application de la loi et autres autorités publiques, qui peuvent inclure des autorités situées en dehors de votre pays de résidence.

En acceptant cette politique l'utilisateur du service reconnaît et accepte les transferts mentionnés ci-dessus, le cas échéant.

4.4.4 - Prestataires de services indépendants travaillant pour notre compte

Capago travaille avec des prestataires de services indépendants afin de fournir à l'utilisateur du Service la meilleure expérience d'utilisation. Par exemple, des prestataires de services indépendants peuvent traiter les données à caractère personnel de l'utilisateur du service pour permettre le paiement des services demandés et pour satisfaire aux exigences légales qui lui sont applicables. Capago ne divulguera que les données personnelles nécessaires, le cas échéant.

Les prestataires de services indépendants impliqués sont les suivants :

Before sharing personal data, Capago ensures that all service providers are bound by a contractual obligation for handling personal data and ensure that disclosed data :

Avant de partager des données personnelles, Capago s'assure que tous les prestataires de services sont liés par une obligation contractuelle de traitement des données personnelles et garantissent que les données divulguées :

En acceptant cette politique l'utilisateur du service reconnaît et accepte les transferts mentionnés ci-dessus, le cas échéant. Capago recommande donc vivement de lire leur politique de confidentialité ainsi que les informations fournies dans les formulaires de demande de visa.

Article 4.5 - Transfert de vos données à caractère personnel vers l'étranger

En raison de la nature de l'activité de Capago, les données personnelles des Utilisateurs de services peuvent être transférées à l'étranger. Lorsqu'un utilisateur de services demande un visa et/ou tout autre service connexe, ses données à caractère personnel sont transférées dans le pays du client auquel sa demande est adressée.

Article 4.6 - Politique en matière de cookies

Le site web de Capago peut utiliser des techniques dites de "cookies".

Ces fichiers sont utilisés pour traiter les statistiques et les informations relatives au trafic, faciliter la navigation et améliorer la commodité du service.

Le consentement de l'utilisateur du service doit être obtenu pour l'utilisation de cookies impliquant le stockage et l'analyse de ses données personnelles.

Capago offre à l'utilisateur du service la possibilité d'accepter ou de refuser l'utilisation de cookies lorsqu'il visite le site web Capago, et il peut modifier les paramètres des cookies à tout moment.

Veuillez noter que la désactivation des cookies peut entraîner une perte de fonctionnalité lors de l'utilisation du site web de Capago. Pour de plus amples informations sur la manière dont Capago utilise les cookies, veuillez consulter la politique de Capago en matière de cookies.

Le consentement de l'utilisateur du service est considéré comme valable pour une période maximale de six (6) mois. À l'issue de cette période, le site demandera à nouveau à l'utilisateur l'autorisation d'enregistrer des fichiers "cookies".

ARTICLE 5 - RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES ET DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES

Article 5.1- Le responsable du traitement des données

Les données personnelles sont collectées par Capago S.A, société française immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro B 515 135 036, numéro de TVA FR 53515 135 036 et dont le siège social est situé : 9, rue Raoul Dautry - 91190 GIF-SUR-YVETTE (France).

Le contrôleur des données peut être contacté comme suit :

Article 5.2 - Le délégué à la protection des données

Le délégué à la protection des données de l'entreprise peut être contacté à l'adresse électronique suivante : privacy@capago.eu

ARTICLE 6 - DROITS DE L'UTILISATEUR DU SERVICE CONCERNANT LA COLLECTE ET LE TRAITEMENT DES DONNÉES

Les Utilisateurs du service concernés par le traitement de leurs données personnelles peuvent se prévaloir des droits suivants :

Pour exercer vos droits, veuillez envoyer une lettre à Capago S.A - 9, rue Raoul Dautry, - 91190 GIF-SUR-YVETTE (FRANCE) ou un e-mail à privacy@capago.eu.

Afin que le contrôleur des données puisse traiter la demande de l'utilisateur du service, ce dernier peut être amené à fournir certaines informations, telles que son nom et prénom, son adresse électronique et la référence de son compte ou son numéro de dossier.

ARTICLE 7 - CONDITIONS DE MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Capago se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment.

Les modifications éventuelles n'affectent pas les services précédemment achetés sur le site de Capago, qui restent soumis à la politique de confidentialité en vigueur au moment de la réservation et telle qu'acceptée par l'Utilisateur du service lors de la validation du dossier.

Les utilisateurs du service sont invités à se familiariser avec cette politique de confidentialité chaque fois qu'ils utilisent nos services, sans avoir à en être formellement informés.